Wat moet ik doen als ik een brief van een incassobureau ontvang?

U heeft een betalingsherinnering ontvangen van een incassobureau? Dan hebt u waarschijnlijk een schuld openstaan en wacht iemand of een bedrijf op uw betaling. Ontdek in dit artikel welke stappen u moet ondernemen (of juist niet) om deze situatie zo snel mogelijk aan te pakken.

Snel reageren

De eerste tip die we u kunnen geven is om na ontvangst van de betalingsherinnering zo snel mogelijk te reageren. We raden u aan om binnen de 2 à 3 dagen te reageren, want hoe sneller, hoe beter. Door snel op te treden ziet uw schuldeiser dat u van goede wil bent en maakt u het voor iedereen heel wat eenvoudiger.

Nagaan of er geen fout in het spel is

Controleer bij ontvangst van een betalingsherinnering of er geen fout in het spel is.

De volgende problemen kunnen zich voordoen:

1. U hebt de betaling reeds uitgevoerd,
2. De schuld heeft geen betrekking op u,
3. U hebt reeds uw ongenoegen geuit over de kwaliteit van het product of de dienst of over de levering, en dit volgens de aangegeven procedure (aangetekend, binnen termijn),
4. Een eenvoudige administratieve fout.

1. U heeft al betaald; In dit geval kunt u het dossier snel afsluiten door het incassobureau de volgende gegevens mee te delen:
   • De datum van betaling;
   • Het rekeningnummer waarmee u betaald heeft (de rekening waarmee u betaald hebt);
   • Het rekeningnummer van de begunstigde (de rekening waarnaar u het bedrag gestort hebt);
   • De referentie of factuurnummer van de betaling.
2. De schuld heeft geen betrekking op U.
   • Neem contact op met het incassobureau en geef aan waarom u naar uw mening niet degene bent op wie de aanmaning betrekking heeft.
3. U heeft reeds aan leverancier aangegeven niet tevreden te zijn over kwaliteit van de levering.
   • Neem contact op met het incassobureau en meldt de redenen van het dispuut tussen u en leverancier. Incassobureau zal eerst navraag gaan doen bij leverancier.
4. Een eenvoudige fout.
   • Wanneer er sprake is van een andere fout, kunt u dit ook melden aan het incassobureau (of aan uw schuldeiser; maar deze zal liever hebben dat het incassobureau zich hierover buigt).

“Een telefoontje schept al snel duidelijkheid, maar toch is het aan te raden om uw bevindingen ook op mail te zetten. Vraag hierbij altijd op een bericht van ontvangst of gelezen.”

De aanmaning blijkt toch terecht te zijn.

U kunt de schuld betalen

Na controle beseft u dat u wel degelijk een schuld hebt openstaan. U bent in staat deze te betalen? Dan is onze raad eenvoudig: betaal onmiddellijk. Dit is het simpelst voor iedereen. En het is bovendien de meest correcte oplossing.

U bent niet in staat de schuld te betalen

Wanneer u de schuld vermeld in de betalingsherinnering erkent, maar niet in staat bent om deze onmiddellijk af te lossen, neem ook dan zo snel mogelijk contact op met het incassobureau of de schuldeiser om uw situatie uit te leggen. In goed overleg zal er op zeker een regeling gevonden worden die voor iedereen past. Idealiter neemt u per telefoon contact op waarna het incassobureau de gemaakt afspraak per email of post dien te bevestigen. Vraag hier ook om!

Wat u zeker niet moet doen:

Als er één ding is dat u zeker niet moet doen, is het wel om een betalingsherinnering te negeren. Een schuld laten aanslepen is het slechtste wat u kunt doen, en zal niemand vooruit helpen. Als u de aanmaning onbeantwoord laat, zal uw schuldeiser automatisch andere inspanningen leveren die het kostenplaatje (zeer waarschijnlijk) alleen maar groter maken. Daar zit niemand op te wachten.

Houd steeds in uw achterhoofd dat het beter is om de reden waarom u de schuld niet kunt of wilt  betalen mee te delen aan de auteur het incassobureau dan de kop in het zand te steken. Des te sneller de reactie, des te voordeliger het eindresultaat.